Політика конфіденційності

Ця політика пояснює, як ТОВ «АПРИКОД» (APRICODE LLC, «Apricode», «ми», «нас») обробляє персональні дані в APROS, нашій операційній системі для бізнесу, і на цьому вебсайті, apros.app. Вона охоплює вебзастосунок APROS за адресою <company>.apros.app, мобільні та настільні застосунки APROS там, де вони використовуються, сторінку онлайн-оплати на buy.apros.app та інтеграційний сервіс на auth.apros.app.

Коротко

• Кожна компанія-клієнт отримує власний робочий простір APROS з власним екземпляром застосунку та власною базою даних, розміщеними в Hetzner у Німеччині.
• Компанія, яка користується APROS, контролює дані у своєму робочому просторі. Ми обробляємо ці дані від її імені. Щодо облікових записів наших клієнтів, розрахунків, вебсайту та підтримки ми є володільцем персональних даних.
• Функції ШІ надсилають дані постачальникам ШІ. AI Brain є частиною кожного робочого простору; інші функції ШІ залежать від тарифного плану. Те, що вони надсилають, може містити розмови з Facebook Messenger, Instagram і WhatsApp, електронні листи та події календаря. Наш основний постачальник ШІ — Microsoft (Azure AI Foundry). Розділ Обробка за допомогою ШІ пояснює, коли це відбувається.
• Ми не продаємо персональні дані, не використовуємо їх для реклами і не навчаємо на них моделі ШІ.
• Щоб ваші дані було видалено, скористайтеся нашими Інструкціями з видалення даних або напишіть на hello@apri-code.com.

Хто ми

APROS розробляє та експлуатує:

• ТОВ «АПРИКОД» (APRICODE LLC), код ЄДРПОУ 41644485
• вул. Руставелі, 9, м. Харків, 61001, Україна
• Електронна пошта: hello@apri-code.com

Ми використовуємо одну адресу для питань конфіденційності, підтримки та безпеки. Листи читають керівництво та команда Apricode, а запити щодо персональних даних ми опрацьовуємо вручну.

Наші дві ролі

Ми обробляємо персональні дані у двох різних ролях.

Ми є володільцем персональних даних (контролером у розумінні GDPR) щодо:

• даних про відвідувачів цього вебсайту та відомостей, які люди надають, приєднуючись до нашого списку очікування;
• відомостей, наданих під час купівлі тарифного плану, а також даних облікових записів і розрахунків наших клієнтів;
• електронних листів та інших повідомлень, які ви нам надсилаєте;
• звітів про збої та діагностичних даних із застосунку, за винятком Даних Клієнта, які вони можуть містити (див. Звіти про збої та діагностика);
• даних, потрібних нам для роботи та захисту сервісу: статистики використання, записів про використання ШІ без вмісту та записів інтеграційного сервісу.

Ми є розпорядником персональних даних (обробником у розумінні GDPR) щодо всього, що компанія-клієнт розміщує у своєму робочому просторі або отримує в нього через канали та сервіси, які вона підключає: клієнтів, лідів, контактів, угод, повідомлень, електронних листів, подій календаря, файлів, дзвінків, рахунків тощо. Ми називаємо це Даними Клієнта. Компанія-клієнт є їхнім володільцем і визначає, з якою метою та як вони обробляються. Наш Додаток про обробку даних визначає наші обов’язки як розпорядника.

Якщо ви клієнт, працівник або контакт компанії, яка користується APROS, за ваші дані відповідає ця компанія. Будь ласка, спершу зверніться до неї. Ми допоможемо їй вам відповісти, а також ви завжди можете написати нам.

Дані, які ми збираємо як володілець

Відвідувачі цього вебсайту

apros.app не встановлює власних файлів cookie, не використовує аналітику і не завантажує нічого з ресурсів інших компаній. Якщо ви користуєтеся перемикачем теми, обрана тема зберігається в локальному сховищі вашого браузера і ніколи не надсилається нам. Cloudflare доставляє сайт і обробляє вашу IP-адресу та дані про браузер, щоб це робити і щоб захищати сайт від атак. Див. Політику щодо файлів cookie.

Список очікування

Купівля APROS через цей вебсайт ще не відкрита. Натомість ви можете приєднатися до нашого списку очікування за допомогою форми на apros.app.

• Хто відповідає: Apricode як володілець персональних даних.
• Що ми збираємо: вашу робочу адресу електронної пошти (обов’язково); ваше ім’я, компанію, розмір команди та тарифний план, який вас цікавить; необов’язкове повідомлення; час, коли ви надали згоду; сторінку, з якої ви зареєструвалися, і рекламні мітки в її адресі (значення utm_); а також хеш SHA-256 вашої IP-адреси із сіллю. Саму вашу IP-адресу ми не зберігаємо. Хеш використовується лише для запобігання зловживанням формою, наприклад повторним автоматичним реєстраціям.
• Навіщо: щоб зв’язатися з вами, коли APROS стане для вас доступним, і щодо початку роботи.
• Правова підстава: ваша згода. Ви можете будь-коли відкликати її, написавши на hello@apri-code.com; після цього ми видалимо вашу реєстрацію.
• Де зберігається: у базі даних Cloudflare D1 (Cloudflare, Inc.) у мережі Cloudflare, з основним розташуванням бази даних у Західній Європі.
• Як довго: доки ви не станете клієнтом або не попросите нас видалити її. Якщо ви не станете клієнтом, ми видалимо її не пізніше ніж через 12 місяців після відкриття реєстрації в APROS.
• Чого ми не робимо: ми не продаємо і не передаємо список, не додаємо вас до чужих маркетингових списків і не відстежуємо вас на вебсайті.

Купівля тарифного плану

Купівля тарифних планів через вебсайт ще не відкрита; наразі ми підключаємо клієнтів напряму і надсилаємо їм рахунок. Коли ви купуєте тарифний план — напряму в нас або, після відкриття, через нашу сторінку онлайн-оплати на buy.apros.app, — ви надаєте:

• назву вашої компанії та обрану адресу робочого простору;
• повне ім’я, адресу електронної пошти, номер телефону (необов’язково) і пароль першого адміністратора робочого простору.

Ми використовуємо ці відомості, щоб створити ваш робочий простір і обліковий запис адміністратора, виставляти вам рахунки та зв’язуватися з вами щодо сервісу. Сторінка онлайн-оплати працює через мережу Cloudflare.

Якщо ви оплачуєте карткою на сторінці онлайн-оплати, ви платите на платіжній сторінці monobank. monobank (АТ «Універсал Банк») обробляє платіж як банк за власними правилами. Ми отримуємо результат платежу, наприклад його статус і суму, але не повні дані вашої картки. Якщо ви оплачуєте рахунок банківським переказом, ми отримуємо платіжні реквізити, які ваш банк передає разом із переказом.

Ваш обліковий запис у нас і підтримка

Ми зберігаємо контактні дані власника облікового запису, тарифний план, платежі та рахунки. Коли ви нам пишете, ми зберігаємо ваші повідомлення та наші відповіді, щоб допомогти вам і продовжити спілкування.

Звіти про збої та діагностика

APROS надсилає нам автоматичні звіти про збої. Коли у вашому браузері в застосунку виникає помилка, він надсилає нам:

• текст помилки та технічну трасу;
• адресу сторінки, зокрема рядок її запиту;
• тип вашого браузера, розмір екрана і мову, а також назву робочого простору;
• останні 20 помилок і попереджень із консолі браузера та останні 10 невдалих мережевих запитів з їхніми адресами;
• останні 15 елементів, на які ви натиснули, кожен з підписом до 80 символів його тексту.

Адміністратори також можуть надіслати нам звіт про помилку вручну. Такий звіт додатково містить їхній ідентифікатор користувача та роль, а також автоматичний знімок екрана сторінки, на якій вони перебувають, де можуть бути будь-які дані з цієї сторінки.

Звіт може містити текст, який був на сторінці. Натискання підписується текстом елемента, на який натиснули. Тому натискання на лист у списку пошти може додати до звіту відправника, тему та перші слова листа, а натискання на розмову — ім’я контакту, зокрема ім’я людини, яка написала через Messenger, Instagram або WhatsApp. Повідомлення консолі та адреси запитів можуть містити інші дані робочого простору. Такий текст є Даними Клієнта: ми обробляємо його від імені робочого простору лише для того, щоб знайти та усунути збій.

Кожен звіт спершу структурує модель ШІ робочого простору (див. Обробка за допомогою ШІ), а потім його надсилають до нашої панелі керування (control plane) на cp.apros.app. Ми видаляємо звіти про збої та помилки, коли збій усунуто, і не пізніше ніж через 12 місяців після їх отримання.

Автоматичні звіти увімкнено за замовчуванням, а налаштування для них у застосунку поки немає. Їх можна вимкнути лише для окремого браузера, встановивши в локальному сховищі браузера значення apros.autoBugReport рівним off. Напишіть нам, якщо вам потрібна допомога з цим.

Ми не використовуємо в APROS жодних сторонніх сервісів аналітики, відстеження чи звітування про помилки.

Робота та захист сервісу

• Використання. Для лімітів тарифного плану та розрахунків кожен робочий простір передає нашій панелі керування зведені показники: кількість користувачів, обсяг використаного сховища та кількість файлів. Ці звіти не містять вмісту.
• Використання ШІ. Для кожного запиту до ШІ робочий простір записує функцію, модель, кількість токенів, вартість, тривалість і результат, без вмісту. Це дає нам змогу застосовувати ліміт витрат на ШІ для кожного робочого простору.
• Інтеграційний сервіс (auth.apros.app). Цей сервіс підключає облікові записи Google і Meta до робочих просторів, спрямовує повідомлення, які надсилає Meta, до потрібного робочого простору і видає короткострокові токени доступу для функцій реального часу, відеодзвінків і документів. Він зберігає, який чат Telegram, яка сторінка Facebook або який номер WhatsApp належить якому робочому простору, а також захищені (хешовані) облікові дані кожного робочого простору. Він не зберігає вміст повідомлень і не зберігає токени доступу Google чи Meta; їх передають робочому простору, який зберігає їх у зашифрованому вигляді. Як і будь-який вебсервер, він веде журнали доступу до отриманих запитів.

Дані Клієнта, які ми обробляємо для наших клієнтів

Що міститься в робочому просторі, залежить від того, як клієнт користується APROS. Це можуть бути:

• люди та компанії: імена, адреси електронної пошти, номери телефонів, посади, компанії, нотатки, угоди, завдання та історія активності;
• розмови з каналів, які підключає робочий простір: Facebook Messenger, Instagram, WhatsApp, Telegram, Viber і чат-віджет вебсайту;
• пошта та календарі з підключених поштових скриньок і календарів;
• дзвінки: записи та транскрипти відео- і телефонних дзвінків;
• документи та файли, наприклад рахунки, комерційні пропозиції та договори;
• фінанси: платежі та імпортовані банківські операції, зокрема назви контрагентів;
• користувачі робочого простору: їхні облікові записи, ролі, відділи, посади, номери телефонів і сеанси входу (IP-адреса, браузер, пристрій та остання активність);
• дані ШІ: запитання до AI Brain та агентів, їхні відповіді, а також спогади, які агенти зберігають у робочому просторі.

Ми обробляємо Дані Клієнта лише для того, щоб надавати APROS клієнту відповідно до того, як він його налаштовує і використовує, як описано в нашому Додатку про обробку даних.

Деякі функції обробляють Дані Клієнта автоматично, якщо робочий простір їх не вимкне:

• Ліди з розмов і пошти. Нова розмова з каналу обміну повідомленнями може створити лід, так само як і лист від нового відправника в підключеній поштовій скриньці. Обидві функції увімкнено за замовчуванням, їх можна вимкнути в налаштуваннях чату та поштової скриньки.
• Сповіщення для працівників. Коли надходить повідомлення від клієнта, працівники отримують сповіщення з іменем відправника та першими 100 символами повідомлення. Коли лід створюється з листа, сповіщення може містити ім’я відправника або його адресу електронної пошти. За замовчуванням сповіщення з’являються в застосунку і надсилаються електронною поштою. Працівники також можуть обрати отримання сповіщень у Telegram, куди надсилається повний текст, або як мобільних push-сповіщень, у яких текст повідомлення приховано.
• З якої скриньки надсилається пошта самого робочого простору. Пошта, яку APROS надсилає від імені робочого простору, а не конкретної особи, — наприклад, листи-сповіщення, підтвердження бронювань і запрошення на відеодзвінки, — надсилається зі спільної поштової скриньки робочого простору. Якщо в робочому просторі немає спільної поштової скриньки, вона надсилається з першої поштової скриньки, підключеної до робочого простору, якою може бути особистий Gmail або інша скринька працівника; копії тоді з’являються в надісланих листах цієї скриньки. Якщо жодної поштової скриньки не підключено і резервний варіант увімкнено, листи-сповіщення надсилаються через нашого резервного постачальника електронної пошти (Resend).

Дані з платформ Meta

Цей розділ пояснює, що APROS робить із даними, які отримує з Facebook Messenger, Instagram і WhatsApp, що надаються Meta Platforms. Умови платформи Meta називають їх «Даними платформи» (Platform Data).

Як працює інтеграція

Бізнес, який користується APROS, може підключити до свого робочого простору свою сторінку Facebook, свій професійний обліковий запис Instagram і, де це доступно, свій номер WhatsApp Business. Відтоді повідомлення, які люди надсилають на цю сторінку, обліковий запис або номер, надходять до робочого простору APROS цього бізнесу, і його команда або налаштований бізнесом ШІ-агент відповідає з APROS.

APROS діє як технологічний постачальник (Tech Provider) для цього бізнесу. Ми обробляємо Дані платформи лише від імені бізнесу і за його вказівками, ніколи — для власних цілей чи для іншого бізнесу, і зберігаємо дані кожного бізнесу в його власному робочому просторі, окремо від усіх інших.

Дозволи, які ми запитуємо

Коли бізнес підключає облікові записи Meta, APROS запитує такі дозволи:

Які дані ми отримуємо

Про людей, які пишуть бізнесу:

• ідентифікатор, який Meta присвоює особі для цієї сторінки, облікового запису чи номера, та ідентифікатори її повідомлень;
• її ім’я (в Instagram — ім’я або ім’я користувача) і фото профілю, які APROS отримує від Meta;
• у WhatsApp — її номер телефону та ім’я профілю, яке вона встановила у WhatsApp;
• текст її повідомлень, а також фото, файли та інші вкладення, які вона надсилає;
• інші події щодо повідомлень, які надсилає Meta.

APROS зберігає копію фото профілю та вкладень у сховищі робочого простору бізнесу, оскільки посилання, які надає Meta, втрачають чинність.

Якщо бізнес підключає номер WhatsApp, яким він водночас продовжує користуватися в застосунку WhatsApp Business, WhatsApp може також передати наявні контакти цього номера та нещодавню історію чатів. APROS імпортує цю історію як розмови, не створюючи з неї лідів, і копіює в розмову повідомлення, які бізнес надсилає із застосунку WhatsApp Business.

Про бізнес, який підключається: ідентифікатори та назви підключених сторінок, облікових записів і номерів, а також токени доступу, які Meta видає для них і для особи, яка їх підключила. Токени зберігаються в зашифрованому вигляді.

Як ми їх використовуємо

Ми використовуємо Дані платформи лише для забезпечення власного обміну повідомленнями бізнесу в APROS:

• щоб підключати сторінки, облікові записи та номери, які обрав бізнес;
• щоб отримувати повідомлення і доставляти відповіді, які надсилає бізнес;
• щоб показувати бізнесу, з ким він спілкується, з іменем і фото профілю;
• щоб зберігати історію розмови, пов’язану з відповідним контактом або лідом (і, якщо бізнес цього не вимкне, створювати лід для нової розмови);
• щоб сповіщати працівників бізнесу про нові повідомлення, як описано в розділі Дані Клієнта;
• щоб виконувати описані нижче функції ШІ, якщо бізнес ними користується.

Обробка розмов із Meta за допомогою ШІ

Розмови з Messenger, Instagram і WhatsApp обробляються функціями ШІ так само, як розмови з будь-якого іншого каналу. APROS їх не виключає. Запити до ШІ проходять через наш шлюз ШІ до Microsoft (Azure AI Foundry), як описано в розділі Обробка за допомогою ШІ.

• Розумні відповіді. У робочому просторі з увімкненим модулем ШІ, коли працівник бізнесу відкриває або оновлює розмову, APROS автоматично надсилає до моделі ШІ останні 30 повідомлень розмови разом з іменами тих, хто пише, ім’ям та адресою електронної пошти контакту і відомостями про пов’язані лід, угоду та компанію. Модель пропонує три відповіді. Це лише пропозиції: людина вирішує, чи надсилати одну з них. Розумні відповіді увімкнено за замовчуванням; кожен працівник може вимкнути їх на панелі інструментів чату для свого браузера.
• Підсумки. Коли працівник просить підсумок, до моделі ШІ надсилається до 200 останніх повідомлень.
• Переклад. Коли працівник вмикає переклад для розмови, кожне повідомлення надсилається до моделі ШІ для перекладу під час його відображення. Працівники також можуть попросити ШІ виправити, перекласти або перефразувати чернетки власних відповідей.
• ШІ-агенти, які відповідають. Бізнес може під’єднати ШІ-агента до каналу. У режимі за замовчуванням агент відповідає людям автоматично, без схвалення кожної відповіді людиною. Він читає останні 20 повідомлень розмови та дані CRM, які дозволяють його інструменти, а його відповідь надсилається людині через Messenger, Instagram або WhatsApp. Якщо бізнес використовує такого агента, відповіді, які ви отримуєте від цього бізнесу, може писати ШІ. Сам APROS наразі не додає позначки про те, що відповідь написав ШІ.
• Збагачення лідів. Якщо бізнес увімкне цю функцію (за замовчуванням її вимкнено), останні 30 повідомлень можуть надсилатися до моделі ШІ для заповнення відомостей про пов’язаний лід.
• Пошуковий індекс. Коли бізнес перебудовує свій індекс знань, ім’я контакту, канал, останнє повідомлення та теги кожної розмови перетворюються на пошуковий індекс моделлю ембедингів, яку ми запускаємо на власних серверах, якщо бізнес не обере іншу модель.
• Автоматизації. Бізнес може створювати автоматизації, які передають дані розмов на крок ШІ.

Бізнес вирішує, чи користуватися цими функціями. Бізнеси, які дозволяють ШІ відповідати людям, повинні повідомляти їх про це там, де цього вимагає закон або правила Meta (див. наші Правила допустимого використання).

Чого ми не робимо з Даними платформи

• Ми не продаємо, не ліцензуємо і не здаємо їх в оренду.
• Ми не використовуємо їх для реклами і не передаємо їх брокерам даних чи рекламним платформам.
• Ми не використовуємо їх для стеження чи для визначення того, чи має хтось право на житло, працевлаштування, страхування, освіту або кредит.
• Ми не поєднуємо їх між різними бізнесами і не створюємо профілів людей поза власним робочим простором бізнесу.
• Ми не використовуємо їх для навчання моделей ШІ.

Де вони зберігаються і хто їх бачить

Дані платформи зберігаються в базі даних і файловому сховищі робочого простору бізнесу на наших серверах у Німеччині. Meta надсилає повідомлення до нашого інтеграційного сервісу, який перевіряє підпис Meta і передає кожне повідомлення до потрібного робочого простору, не зберігаючи його вмісту.

Їх можуть бачити:

• користувачі робочого простору бізнесу в межах дозволів, які надає їм бізнес;
• постачальники ШІ, які обробляють їх під час роботи функцій ШІ (див. Обробка за допомогою ШІ);
• працівники Apricode, які обслуговують APROS, лише настільки, наскільки цього потребує їхня робота: підтримка, усунення збоїв і виконання запитів на видалення.

Імена та короткі уривки повідомлень також можуть з’являтися в сповіщеннях для працівників, зокрема в листах-сповіщеннях і повідомленнях Telegram, а також у звітах про збої, як описано в розділах Дані Клієнта та Звіти про збої та діагностика.

Як довго ми їх зберігаємо і як їх видалити

Дані платформи залишаються в робочому просторі бізнесу як історія розмов, доки їх не буде видалено.

• Коли бізнес відключає Meta в APROS, нові повідомлення перестають надходити, а токен доступу користувача, пов’язаний із підключенням, видаляється. Історія розмов залишається, так само як і зашифровані токени доступу відключених сторінки, облікового запису чи номера, позначені як неактивні. І те, й інше залишається, доки їх не буде видалено на запит.
• Якщо натомість бізнес видаляє APROS у своїх налаштуваннях Meta, Meta припиняє надавати APROS доступ, але APROS про це не повідомляють: канали в APROS і далі виглядають підключеними, а збережені токени та історія залишаються, доки їх не буде видалено.
• Люди, які писали бізнесу, і бізнеси, які підключили облікові записи Meta, можуть попросити нас видалити ці дані. Інструкції з видалення даних пояснюють, як це зробити.
• Коли обліковий запис бізнесу в APROS закривається (див. Як довго ми зберігаємо дані), ми видаляємо Дані платформи в його робочому просторі протягом 30 днів.

Запити органів державної влади

Ми перевіряємо кожен запит органу державної влади щодо даних на законність, оскаржуємо незаконні запити, розкриваємо лише необхідний мінімум і реєструємо кожен запит. Протягом 12 місяців до 17 жовтня 2026 року ми не розкривали жодним органам державної влади дані, отримані з платформ Meta.

Дані користувачів Google

Цей розділ пояснює, як APROS отримує доступ до даних, які надходять із Google API, як використовує, зберігає, передає і видаляє їх.

Для чого APROS використовує Google

Користувач робочого простору APROS може підключити свою поштову скриньку Gmail і свій Google Calendar, щоб читати й надсилати пошту та вести календар в APROS поруч зі своїми клієнтами, угодами та завданнями. APROS не пропонує «Вхід через Google» і не використовує жодних інших Google API.

Які дозволи запитує APROS і навіщо

Як APROS використовує дані користувачів Google

APROS використовує дані користувачів Google лише для надання функцій, які ви бачите і якими користуєтеся в APROS:

• щоб показувати вашу пошту й календар в APROS, а також надсилати листи та записувати події, описані в таблиці вище;
• щоб пов’язувати листи та події з відповідними контактами, лідами та угодами. Якщо ви не вимкнете цього в налаштуваннях поштової скриньки, лист від нового відправника створює лід, і працівників можуть сповістити про це з іменем відправника або його адресою електронної пошти;
• якщо ви публікуєте сторінку бронювання, — щоб показувати відвідувачам вільний час: ваш зайнятий час, зокрема синхронізовані події Google, враховується, але подробиці подій не показуються;
• щоб ви могли шукати у своїй пошті;
• щоб виконувати функції ШІ щодо вашої пошти та подій, коли ними користуються, як описано далі.

Функції ШІ та дані користувачів Google

• AI Brain і ШІ-агенти можуть читати синхронізовану пошту та події календаря, коли ви їх про це просите, або коли запускається ШІ-агент чи автоматизація, налаштовані вашим робочим простором. Автоматизація, яку налаштували адміністратори вашого робочого простору, може виконувати крок ШІ щодо вашої пошти, не запитуючи вас щоразу, наприклад щоразу, коли надходить лист. Інструменти ШІ читають лише ті поштові скриньки та календарі, до яких має доступ користувач, від імені якого виконується дія. Поштовий інструмент читає до 50 листів ланцюжка, а тіло кожного листа обрізається до 4 000 символів. Вміст надсилається через наш шлюз ШІ до Microsoft (Azure AI Foundry), щоб отримати відповідь або виконати дію.
• Пошуковий індекс. Коли робочий простір перебудовує свій індекс знань, тема, ім’я відправника, адреса відправника та попередній перегляд кожного листа перетворюються на пошуковий індекс моделлю ембедингів, яку ми запускаємо на власних серверах, якщо робочий простір не обере іншу модель.
• APROS обробляє пошту, отриману з Gmail, так само, як пошту з будь-якої іншої поштової скриньки.

Ми не використовуємо дані, отримані через Google Workspace API, або будь-що, похідне від них (зокрема пошуковий індекс), для розроблення, вдосконалення або навчання узагальнених чи неперсоналізованих моделей ШІ або машинного навчання. APROS не містить коду, який навчає або донавчає моделі ШІ.

Обмежене використання (Limited Use)

Використання APROS інформації, отриманої з Google API, відповідатиме Політиці щодо даних користувачів сервісів Google API (Google API Services User Data Policy), зокрема вимогам обмеженого використання (Limited Use).

APROS’s use of information received from Google APIs will adhere to Google API Services User Data Policy, including the Limited Use requirements.

Зокрема:

• ми використовуємо дані користувачів Google лише для надання та вдосконалення описаних вище функцій, з якими працює користувач;
• ми передаємо їх іншим лише так, як описано в цьому розділі: Microsoft, нашому постачальнику ШІ, коли їх обробляє функція ШІ; Hetzner, який розміщує наші сервери; у вигляді імен, адрес електронної пошти або коротких уривків у сповіщеннях для працівників (у застосунку, електронною поштою, у Telegram або як push-сповіщення через Expo) і у звітах про збої; а в інших випадках — лише з метою безпеки, для дотримання закону або в межах злиття, поглинання чи продажу активів після отримання вашої явної попередньої згоди;
• ми ніколи не передаємо і не продаємо їх рекламним платформам, брокерам даних чи перепродавцям інформації, ніколи не використовуємо їх для показу реклами і ніколи не використовуємо їх для визначення кредитоспроможності чи для кредитування;
• працівники Apricode не читають ваших листів Gmail і подій календаря, окрім випадків, коли ви погодилися на це щодо конкретних листів чи подій (наприклад, для розв’язання запиту до підтримки), коли це необхідно з метою безпеки, наприклад для розслідування помилки чи зловживання, коли це необхідно для дотримання закону або коли дані агреговано й анонімізовано для внутрішніх операцій. Зверніть увагу, що звіт про збій може містити відправника, тему та перші слова листа, на який ви натиснули (див. Звіти про збої та діагностика).

Хто ще всередині вашого робочого простору може бачити вашу поштову скриньку та календар, визначають ролі та дозволи вашого робочого простору.

Зберігання та захист

• Синхронізовані листи та події зберігаються у власній базі даних вашого робочого простору, а вкладення — у файловому сховищі вашого робочого простору, на наших серверах у Німеччині.
• Токени доступу та оновлення Google зберігаються у вашому робочому просторі, зашифровані за алгоритмом AES-256-GCM, разом із наданими вами дозволами. Наш інтеграційний сервіс обмінюється токенами з Google, але не зберігає їх.
• З’єднання з APROS використовують HTTPS. Сторінка Безпека описує інші наші запобіжні заходи.

Відкликання доступу та видалення даних користувачів Google

• Видалення поштової скриньки чи календаря в APROS зупиняє синхронізацію, але не відкликає доступ APROS у Google. Зашифрований токен залишається збереженим у вашому робочому просторі. Видалення поштової скриньки видаляє її синхронізовані листи з бази даних робочого простору, але не файли їхніх вкладень, їхні записи в пошуковому індексі чи ліди, створені з цих листів. Видалення підключення календаря зберігає події, вже скопійовані до вашого календаря APROS.
• Щоб відкликати доступ APROS, видаліть APROS у своєму обліковому записі Google на сторінці myaccount.google.com/linkedapps або напишіть нам, і ми відкличемо доступ у Google та видалимо збережений токен.
• Щоб видалити скопійоване, зверніться до адміністратора вашого робочого простору або скористайтеся нашими Інструкціями з видалення даних. Ми видаляємо решту копій, зокрема файли вкладень, події календаря, записи в пошуковому індексі та копії в журналі аудиту, протягом 30 днів після перевіреного запиту.

Обробка за допомогою ШІ

Цей розділ стосується кожної функції ШІ в APROS.

Які функції використовують ШІ

• У кожному робочому просторі, на кожному тарифному плані: AI Brain (асистент на головному екрані, зокрема з голосовим введенням) і пошук у базі знань.
• Якщо тарифний план містить модуль ШІ: ШІ-агенти та автоматизації, створені в AI Studio; ШІ в розмовах (розумні відповіді, підсумки, переклад, допомога з написанням, агенти каналів і збагачення лідів); а також ШІ для дзвінків (ШІ-коуч дзвінків у реальному часі, транскрибування та аналіз після дзвінка).
• Також: підсумки робочого дня, які формуються для кожного працівника на початку і в кінці його робочого дня, аналітичні висновки ШІ, генерація документів і зображень, а також структурування звітів про збої.

Куди надходять дані

• Шлюз ШІ. Запити до ШІ з вебзастосунку APROS проходять через шлюз ШІ, який ми запускаємо на власних серверах, з окремим ключем і лімітом витрат для кожного робочого простору.
• Microsoft. Зі шлюзу запити на генерацію тексту, перетворення мовлення на текст (зокрема транскрибування голосових повідомлень і записів телефонних дзвінків) і генерацію зображень надходять до моделей, розміщених Microsoft в Azure AI Foundry, зокрема моделей OpenAI, розміщених Microsoft.
• Пошуковий індекс. За замовчуванням модель ембедингів, яка перетворює текст на пошуковий індекс, працює на наших власних серверах. Якщо робочий простір обирає модель ембедингів, розміщену постачальником, текст для індексу надходить до цього постачальника.
• Резервна модель. Якщо наш шлюз налаштовано з резервною моделлю, запит може надійти до власного сервісу OpenAI, коли сервіс Microsoft недоступний.
• ШІ-коуч дзвінків. Коли ШІ-коуч дзвінків приєднується до відеодзвінка, він надсилає аудіо до Deepgram, а транскрипт разом із даними CRM, які він знаходить, — до OpenAI, напряму (див. Дзвінки, записи та транскрибування).
• Дослідження в інтернеті. Коли ШІ-агент читає вебсторінку, адреса сторінки надходить до Jina AI. Коли він шукає в інтернеті, його запит надходить до Serper або, з власним ключем робочого простору, до Jina AI. Агенти самі формулюють ці запити, і вони можуть містити імена людей чи назви компаній.

Запит до ШІ містить вміст, з яким працює функція: наприклад, повідомлення розмови, ланцюжок листів, документ, записи CRM, які читає агент, або запис дзвінка.

Навчання моделей і зберігання даних постачальниками

• Ми не використовуємо Дані Клієнта для навчання моделей ШІ, і APROS не містить коду, який навчає або донавчає моделі. Функції «навчання» в APROS, як-от пам’ять агентів і зворотний зв’язок, зберігають нотатки та налаштування у власній базі даних робочого простору. Вони не змінюють жодної моделі ШІ.
• Постачальники ШІ обробляють дані на власних умовах. Ці умови можуть дозволяти їм зберігати вхідні та вихідні дані протягом обмеженого часу, наприклад для виявлення зловживань. Ми не обіцяємо, що постачальник нічого не зберігає.
• Deepgram має програму вдосконалення моделей. Наразі APROS не просить Deepgram виключати з неї аудіо ШІ-коуча дзвінків, тому до цього аудіо застосовуються умови Deepgram щодо цієї програми.

ШІ, що діє

ШІ-агенти APROS працюють у межах дозволів, які надає їм робочий простір. Кожен агент має рівень автономності. На найвищому рівні автономності агент може виконувати дії, зокрема надсилати повідомлення та листи, без схвалення людиною; видалення, які виконують ШІ-агенти APROS, завжди потребують схвалення людини. ШІ-агент, під’єднаний до каналу обміну повідомленнями, у режимі за замовчуванням відповідає клієнтам автоматично. Зміни, які вносять ШІ-агенти APROS, записуються разом із запуском агента, який їх зробив. ШІ-клієнти, які ви підключаєте до APROS через MCP (наприклад, ChatGPT, Claude або Cursor), діють із дозволами, які ви їм надаєте, і вони можуть охоплювати видалення даних.

Дзвінки, записи та транскрибування

• Відеодзвінки працюють на нашому власному медіасервері. Аудіо та відео шифруються під час передавання між кожним учасником і сервером.
• Налаштування за замовчуванням. У нових робочих просторах запис дзвінків, ШІ-коуч дзвінків (який приєднується до дзвінків автоматично) та автоматичний аналіз дзвінків за допомогою ШІ після їх завершення увімкнені. Адміністратори можуть вимкнути запис і коуча в налаштуваннях дзвінків.
• Що бачать гості. Люди, які приєднуються до дзвінка за посиланням-запрошенням, наразі не бачать в APROS індикатора того, що дзвінок записується або що його слухає ШІ-коуч. Працівники робочого простору ці індикатори бачать.
• Записи зберігаються у файловому сховищі робочого простору.
• ШІ-коуч дзвінків у реальному часі. Коли коуч приєднується до відеодзвінка, аудіо кожного учасника передається потоком до Deepgram для транскрибування в реальному часі. Транскрипт разом із будь-якими даними CRM про контакт, лід, угоду чи компанію, які знаходить коуч, надсилається до моделі OpenAI, яка дає працівникам бізнесу підказки в реальному часі.
• Телефонні дзвінки. Записи, які телефонна система робочого простору передає до APROS, транскрибуються через наш шлюз ШІ моделлю перетворення мовлення на текст від Microsoft.
• Аналіз. Аналіз транскриптів після дзвінка виконується через наш шлюз ШІ.
• Зберігання. Записи дзвінків видаляються автоматично, щойно вони стають старшими за строк зберігання в налаштуваннях дзвінків: 90 днів у новому робочому просторі, адміністратор може його змінити. Транскрипти зберігаються, доки їх не буде видалено.

Бізнес, який проводить дзвінок, відповідає за те, щоб повідомити учасників і отримати їхню згоду там, де цього вимагає закон.

Інші сервіси, які отримують дані

Крім зазначених вище постачальників ШІ, кілька сервісів отримують персональні дані, коли використовуються певні функції:

• Push-сповіщення для мобільних застосунків надходять через Expo, який передає їх Apple або Google. Заголовок сповіщення може містити ім’я людини; текст повідомлень чату та коментарів приховано.
• Листи-сповіщення для працівників, підтвердження бронювань і запрошення на відеодзвінки надсилаються з поштової скриньки, підключеної до робочого простору, як описано в розділі Дані Клієнта. Якщо жодної поштової скриньки не підключено і резервний варіант увімкнено, листи-сповіщення надсилаються через Resend.
• Платіжні сторінки робочого простору, який приймає оплату карткою через Stripe, а також Telegram Mini App завантажують скрипти цих компаній.
• Сторінка підключення Meta завантажує JavaScript SDK від Meta, а сторінка налаштувань Meta в APROS показує зображення сторінок, завантажені з Meta.
• Зображення в листах. Коли ви відкриваєте лист в APROS, зображення, на які він посилається, завантажуються із серверів відправника. Це може повідомити відправнику, що лист було відкрито, і з якої IP-адреси.
• Зображення прапорів країн у застосунку завантажуються з react-circle-flags.pages.dev — сайту, який автор бібліотеки з відкритим кодом розміщує на Cloudflare Pages. Він отримує IP-адресу користувача, який переглядає сторінку. Ми не маємо договору з його оператором.
• Google Fonts завантажуються на сторінках підключення Meta, а також у згенерованих ШІ презентаціях комерційних пропозицій та інших згенерованих ШІ HTML-дизайнах, тож Google отримує IP-адресу користувача, який їх переглядає.

Повний перелік із тим, що отримує кожна компанія, наведено на нашій сторінці Суброзпорядники.

Файли cookie

Цей вебсайт не встановлює власних файлів cookie. Робочі простори APROS використовують три суворо необхідні файли cookie: два підтримують ваш вхід у систему, а один запам’ятовує вашу мову. Жоден із них не використовується для аналітики чи реклами. Подробиці наведено в Політиці щодо файлів cookie.

Правові підстави

Там, де застосовується GDPR, ми спираємося на такі правові підстави для даних, щодо яких ми є володільцем. Відповідно до Закону України «Про захист персональних даних» рівнозначними підставами є укладення та виконання правочину, обов’язок володільця, передбачений законом, законний інтерес і згода.

Щодо Даних Клієнта правову підставу як володілець визначає компанія-клієнт.

Ви маєте надати відомості, потрібні для створення робочого простору та оплати; без них ми не можемо надавати APROS. Ми не ухвалюємо рішень, які мають для вас юридичні чи подібні суттєві наслідки, лише на підставі автоматизованої обробки.

Передача та розкриття даних

Ми передаємо персональні дані лише:

• компаніям, які допомагають нам надавати APROS, перелічених на нашій сторінці Суброзпорядники. Ми маємо з ними письмові договори, крім тих, щодо яких на цій сторінці зазначено, що договору немає;
• monobank — для прийому оплати карткою за ваш тарифний план;
• сервісам, які робочий простір вирішує підключити, коли робочий простір ними користується;
• органам державної влади, коли цього вимагає закон, як описано в розділі Запити органів державної влади;
• покупцю або правонаступнику, якщо Apricode чи APROS буде продано або об’єднано, з тими самими гарантіями захисту, після повідомлення вам (а щодо даних користувачів Google — після отримання вашої явної згоди).

Ми не продаємо персональні дані і не передаємо їх для реклами.

Як довго ми зберігаємо дані

• Дані Клієнта залишаються в робочому просторі, доки існує робочий простір, якщо клієнт їх не видалить. APROS не видаляє Дані Клієнта автоматично після встановленого строку, за трьома винятками: записи дзвінків видаляються, щойно стають старшими за строк зберігання в налаштуваннях дзвінків (90 днів у новому робочому просторі); ШІ-агента можна налаштувати так, щоб він забував спогади, якими не користувався протягом встановленого часу; а деякі короткострокові технічні записи очищаються.
• Видалені елементи. Коли видаляється контакт, лід, угода, компанія чи завдання, повна копія залишається в журналі аудиту робочого простору. Видалення розмови не видаляє її файлів зі сховища. Видалене повідомлення чату приховується, але його текст залишається в базі даних. Деякі елементи, наприклад видалені ШІ-агентами, адміністратор може відновити. Ми видаляємо ці копії, коли клієнт або відповідна особа просить нас про це (див. Інструкції з видалення даних).
• Сеанси входу (IP-адреса, браузер і пристрій) та журнал аудиту залишаються в базі даних робочого простору, доки їх не буде видалено.
• Коли підписка закінчується, ми зберігаємо робочий простір протягом 90 днів після закінчення останнього оплаченого періоду, щоб клієнт міг поновити підписку або отримати копію своїх даних. Щонайменше за 30 днів до спливу цих 90 днів ми надсилаємо лист власнику облікового запису. Коли вони спливають, ми закриваємо обліковий запис і видаляємо робочий простір та його дані, зокрема дані, отримані з платформ Meta, протягом 30 днів. Клієнт також може попросити нас видалити його робочий простір раніше; ми робимо це протягом 30 днів після перевіреного запиту.
• Реєстрації у списку очікування зберігаються, доки ви не станете клієнтом або не попросите нас їх видалити, і не довше ніж 12 місяців після відкриття реєстрації в APROS (див. Список очікування).
• Облікові та платіжні записи зберігаються, поки ви є нашим клієнтом, а після цього — стільки, скільки вимагає українське законодавство про бухгалтерський облік і оподаткування.
• Листи до підтримки зберігаються протягом 3 років після нашого останнього контакту з вами — загального строку позовної давності за законодавством України.
• Звіти про збої та помилки видаляються, коли збій усунуто, і не пізніше ніж через 12 місяців після їх отримання.
• Системні журнали наших серверів можуть містити ідентифікатори, імена та адреси електронної пошти. Ми поки не публікуємо, як довго вони зберігаються.

Міжнародна передача даних

• Дані APROS зберігаються на серверах у Німеччині, орендованих у Hetzner.
• Apricode розташована в Україні, і наші працівники отримують доступ до даних з України, щоб забезпечувати роботу сервісу, підтримку та усунення збоїв. Щодо України немає рішення Європейської Комісії про належний рівень захисту. Для Даних Клієнта, на які поширюється GDPR, ми використовуємо Стандартні договірні положення (SCC) Європейської Комісії, як визначено в нашому Додатку про обробку даних.
• Деякі постачальники обробляють дані за межами Європейської економічної зони (ЄЕЗ): Microsoft (регіон Azure, який ми використовуємо, може бути за межами ЄЕЗ), Deepgram та OpenAI у Сполучених Штатах, а також інші, перелічені на нашій сторінці Суброзпорядники. Якщо ми маємо з постачальником договір про обробку даних, ми спираємося на Стандартні договірні положення або рішення про належний рівень захисту, зокрема Рамкову програму захисту даних ЄС–США (EU-US Data Privacy Framework), якщо постачальник сертифікований за нею. Сторінка «Суброзпорядники» перелічує постачальників, з якими ми не маємо такого договору; щодо них таких гарантій немає.
• Ви можете попросити в нас копію гарантій, які ми застосовуємо, написавши на hello@apri-code.com.

Безпека

Ми захищаємо персональні дані за допомогою заходів, серед яких: окремий екземпляр застосунку та окрема база даних для кожного робочого простору; HTTPS для з’єднань із APROS із браузерів і застосунків; шифрування за алгоритмом AES-256-GCM більшості збережених облікових даних, як-от токенів доступу, паролів до підключених поштових скриньок і API-ключів постачальників ШІ; зберігання паролів лише у вигляді хешів bcrypt; рольові дозволи; та журнал аудиту. Інші дані, зокрема повідомлення та листи, не шифруються на рівні застосунку і захищені засобами контролю доступу. APROS поки не пропонує двофакторної автентифікації. Сторінка Безпека детально описує наші заходи і те, як повідомити про вразливість.

Ваші права

Залежно від законодавства, яке до вас застосовується, зокрема GDPR і Закону України «Про захист персональних даних», ви маєте право:

• знати, чи обробляємо ми дані про вас, звідки вони, де вони, навіщо ми їх обробляємо і хто їх отримує, та отримати їх копію;
• вимагати виправлення неточних даних;
• вимагати видалення даних;
• обмежити обробку або заперечити проти неї, зокрема проти обробки на підставі наших законних інтересів;
• отримати надані вами дані в машиночитному форматі та передати їх іншому постачальнику;
• будь-коли відкликати згоду, якщо ми спираємося на неї;
• знати механізм автоматизованої обробки і не бути предметом рішень, які мають для вас юридичні наслідки та ухвалені лише на підставі автоматизованої обробки;
• подати скаргу до наглядового органу.

Щоб скористатися цими правами, напишіть на hello@apri-code.com. Ми можемо попросити вас підтвердити свою особу, але ніколи не попросимо паролів, токенів доступу чи копій документів, що посвідчують особу. Протягом 10 робочих днів ми повідомимо вам, чи і коли ми виконаємо ваш запит, а повністю відповімо на нього протягом 30 днів.

Якщо ваш запит стосується Даних Клієнта, ми передаємо його компанії, яка є володільцем цих даних, і допомагаємо їй вам відповісти. Щодо даних, які APROS отримав через платформи Meta або Google API, ми також можемо самостійно виконати ваш запит на видалення, як описано в Інструкціях з видалення даних.

Скарги. В Україні ви можете подати скаргу до Уповноваженого Верховної Ради України з прав людини (ombudsman.gov.ua) або до суду. У Європейському Союзі ви можете подати скаргу до органу із захисту даних країни, де ви проживаєте чи працюєте або де, на вашу думку, було порушено закон. Ми будемо вдячні за можливість спершу самостійно розв’язати ваше питання.

Діти

APROS — це сервіс для бізнесу, і він не призначений для дітей. Користувачам APROS має бути щонайменше 18 років. Люди будь-якого віку можуть писати бізнесу, який користується APROS; у такому разі за ці дані відповідає бізнес. Якщо ви вважаєте, що ми помилково зберігаємо дані про дитину, напишіть нам, і ми їх видалимо.

Зміни до цієї політики

Ми можемо оновлювати цю політику, коли змінюється APROS або законодавство. Чинна редакція завжди розміщена на цій сторінці, а дата набрання чинності та дата останнього оновлення зазначені вгорі. Якщо зміна суттєво впливає на те, як ми використовуємо вже наявні в нас дані, ми повідомимо клієнтів електронною поштою до набрання нею чинності і, якщо цього вимагає закон, попросимо згоди.

Мовні версії

Цей документ опубліковано українською та англійською мовами, обидві версії мають однаковий зміст. У разі розбіжностей між ними переважну силу має українська версія. Це не обмежує прав, які ви маєте згідно із законодавством, що до вас застосовується.

Контакти

ТОВ «АПРИКОД» (APRICODE LLC), код ЄДРПОУ 41644485, вул. Руставелі, 9, м. Харків, 61001, Україна. Електронна пошта: hello@apri-code.com.