Додаток про обробку даних

Цей Додаток про обробку даних («DPA») є частиною Умов надання послуг, укладених між ТОВ «АПРИКОД» (APRICODE LLC; код ЄДРПОУ 41644485, вул. Руставелі, 9, м. Харків, 61001, Україна; «Apricode», «ми») і клієнтом, який користується APROS («Клієнт», «ви»). Він застосовується щоразу, коли ми обробляємо персональні дані від вашого імені, щоб надавати APROS. Приймаючи Умови, ви приймаєте цей DPA. Якщо вам потрібен підписаний примірник для ваших записів, напишіть на hello@apri-code.com.

Визначення

Законодавство про захист даних означає закони, що застосовуються до обробки Даних Клієнта згідно з Умовами. До них належать Загальний регламент про захист даних (ЄС) 2016/679 («GDPR»), UK GDPR і Федеральний закон Швейцарії про захист даних, якщо вони застосовуються, а також Закон України «Про захист персональних даних» № 2297-VI.
Дані Клієнта означають персональні дані, які ви, ваші користувачі або підключені вами сервіси й канали вносять у ваш робочий простір APROS і які ми обробляємо від вашого імені.
Суброзпорядник означає компанію, яку ми залучаємо і яка обробляє Дані Клієнта для нас.
Володілець персональних даних (контролер у розумінні GDPR), розпорядник персональних даних (обробник у розумінні GDPR), суб’єкт персональних даних, порушення безпеки персональних даних і наглядовий орган мають значення, наведені в GDPR. Терміни «володілець персональних даних» і «розпорядник персональних даних» є термінами законодавства України, які відповідають термінам GDPR «контролер» і «обробник».

Ролі

Ви є володільцем Даних Клієнта. Якщо ви використовуєте APROS для обробки персональних даних своїх власних клієнтів, ви дієте як їхній розпорядник, а ми — як ваш суброзпорядник; у такому разі цей DPA застосовується так само.
Ми є розпорядником. Ми обробляємо Дані Клієнта лише від вашого імені та так, як описано в цьому DPA.
Ми є окремим володільцем даних, які наша Політика конфіденційності описує як наші: дані облікового запису та розрахунків, дані вебсайту та підтримки, технічна частина звітів про збої, а також дані про використання й безпеку, потрібні нам для роботи сервісу. Цей DPA на ці дані не поширюється. Дані Клієнта, які потрапляють у звіти про збої, наприклад текст, що був на екрані, залишаються Даними Клієнта: ми обробляємо їх згідно з цим DPA і лише для того, щоб знайти та усунути збій.
Щодо даних, які APROS отримує через платформи Meta, ми також діємо як технологічний постачальник (Tech Provider) згідно з Умовами платформи Meta (Meta Platform Terms): ми обробляємо ці дані лише від вашого імені та за вашими вказівками й зберігаємо їх окремо від даних інших клієнтів.

Відомості про обробку

Предмет. Надання вам APROS згідно з Умовами.

Тривалість. Протягом усього часу, поки ви користуєтеся APROS, а після цього — доки дані не буде видалено або повернуто відповідно до розділу Повернення та видалення.

Характер обробки. Зберігання, упорядкування, отримання, відображення та передавання Даних Клієнта; їх синхронізація з підключеними вами сервісами; надсилання повідомлень і електронних листів, які надсилаєте ви або ваші ШІ-агенти; їх обробка функціями ШІ (генерування тексту, пропонування відповідей, підсумовування, переклад, транскрибування, пошук та індексування); а також їх видалення.

Мета. Надавати, захищати та підтримувати APROS відповідно до того, як ви його налаштовуєте й використовуєте.

Суб’єкти персональних даних.

ваші користувачі: працівники, підрядники та інші особи, яким ви надаєте доступ до свого робочого простору;
ваші клієнти, ліди, контакти та їхні представники;
особи, які пишуть у ваші підключені канали (наприклад, Facebook Messenger, Instagram, WhatsApp, Telegram, Viber) або в чат на вашому вебсайті;
ваші кореспонденти електронною поштою та учасники подій у вашому календарі;
учасники дзвінків, які ви проводите або записуєте в APROS;
будь-які інші особи, чиї дані ви вносите в APROS.

Категорії персональних даних.

ідентифікаційні та контактні дані: імена, адреси електронної пошти, номери телефонів, імена користувачів, ідентифікатори в месенджерах, фото профілю, посади;
комунікації: повідомлення, електронні листи, вкладення, записи дзвінків і транскрипти;
події календаря та їх учасники;
дані про продажі та клієнтів: ліди, угоди, компанії, нотатки, історія активності;
документи та файли;
фінансові дані: рахунки, комерційні пропозиції, платежі, імпортовані банківські транзакції (зокрема назви контрагентів і номери банківських рахунків);
робочі дані: завдання, проєкти, облік часу, ролі та відділи користувачів;
технічні дані: IP-адреси, дані про браузер і пристрій у сесіях входу та в журналі аудиту;
дані ШІ: запити до ШІ (промпти), результати роботи ШІ та пам’ять, яку ШІ-агенти зберігають у вашому робочому просторі;
дані відвідувачів чату на вебсайті: дані про браузер, адреси сторінок і мітки кампаній.

Особливі категорії даних. APROS не запитує особливих категорій даних (наприклад, даних про здоров’я). Вони все ж можуть з’являтися у вмісті, який вносите в APROS ви або особи, з якими ви працюєте, наприклад у повідомленнях. Ви вирішуєте, чи обробляти їх, і повинні мати для цього законну підставу. Вони захищені тими самими заходами, що й інші Дані Клієнта (Додаток 2); додаткових гарантій для них в APROS немає.

Періодичність передавання. Безперервно, доки ви користуєтеся APROS.

Контактні особи. З вашого боку — власник облікового запису вашого робочого простору. З нашого боку — hello@apri-code.com.

Ваші вказівки

Вашими вказівками є Умови, цей DPA, те, як ви налаштовуєте й використовуєте APROS, а також будь-які інші вказівки, які ми погодимо письмово (достатньо електронного листа).
Налаштування є вказівкою. Наприклад, підключення каналу чи поштової скриньки, увімкнення функцій ШІ або прикріплення ШІ-агента до каналу — це вказівка обробляти Дані Клієнта саме так.
Деякі функції ми вмикаємо за замовчуванням: у нових робочих просторах — запис дзвінків (записи зберігаються 90 днів), ШІ-коуч дзвінків, автоматичний аналіз дзвінків за допомогою ШІ після їх завершення, пропозиції розумних відповідей, створення лідів із нових розмов і листів, а також автоматичні звіти про збої. Залишаючи налаштування за замовчуванням, ви даєте вказівку обробляти Дані Клієнта саме так. Наша Політика конфіденційності описує кожну з цих функцій.
Ми негайно повідомляємо вас, якщо вважаємо, що вказівка порушує Законодавство про захист даних. Ми можемо призупинити таку обробку, доки ви не підтвердите або не зміните вказівку.
Якщо закон вимагає від нас обробляти Дані Клієнта інакше, ми повідомляємо вас про це до початку такої обробки, якщо тільки цей закон не забороняє цього.

Ваші обов’язки

Ви відповідаєте за:

наявність законної підстави для обробки Даних Клієнта в APROS і для кожної функції, яку ви вмикаєте;
надання відповідним особам інформації, якої вимагає закон, зокрема особам, які пишуть у ваші канали, та учасникам дзвінків, які ви записуєте або до яких приєднується ШІ-коуч дзвінків;
дотримання правил підключених вами сервісів, наприклад правил Meta і WhatsApp щодо бізнес-повідомлень;
керування своїми користувачами, їхніми правами доступу та автономністю своїх ШІ-агентів.

Конфіденційність

Кожна особа в Apricode, яка має доступ до Даних Клієнта, зобов’язана дотримуватися конфіденційності та отримує доступ до них лише в тій мірі, в якій цього вимагає її робота над APROS.

Безпека

Ми застосовуємо технічні та організаційні заходи, наведені в Додатку 2. Ми можемо змінювати їх із розвитком технологій, але не знижуватимемо загального рівня захисту, який вони забезпечують.

Суброзпорядники

Загальний дозвіл. Ви дозволяєте нам залучати суброзпорядників, перелічених на нашій сторінці Суброзпорядники.
Зміни. Щонайменше за 30 днів до того, як новий суброзпорядник почне обробляти Дані Клієнта, ми надсилаємо електронного листа власнику вашого облікового запису й одночасно оновлюємо сторінку «Суброзпорядники». Ви можете письмово заперечити протягом цих 30 днів з обґрунтованих причин, пов’язаних із захистом даних. Тоді ми добросовісно обговоримо з вами ваше заперечення. Якщо ми не зможемо його врегулювати, ви можете припинити свою підписку, надіславши письмове повідомлення, і ми повернемо кошти за невикористану частину оплаченого вами періоду.
Наші обов’язки. З кожним суброзпорядником у нас є письмовий договір із зобов’язаннями щодо захисту даних, крім тих, які на сторінці «Суброзпорядники» зазначені як такі, з якими немає договору про обробку даних. Ми залишаємося відповідальними перед вами за всіх наших суброзпорядників, зокрема й за них.
Сервіси, які ви підключаєте (наприклад, Meta, Google, ваш поштовий провайдер або ваш банк), не є нашими суброзпорядниками. Вони діють відповідно до власних умов, укладених із вами.

Запити суб’єктів персональних даних

APROS дає вам змогу безпосередньо переглядати, виправляти та видаляти більшість Даних Клієнта.
Якщо суб’єкт персональних даних звертається до нас щодо Даних Клієнта, ми без невиправданої затримки передаємо запит вам і не відповідаємо на нього самі, крім повідомлення про те, що ми його передали.
Запити на видалення згідно з правилами платформ. Умови платформи Meta та Політика Google щодо даних користувачів API-сервісів (Google API Services User Data Policy) зобов’язують нас виконувати запити на видалення від осіб, чиї дані ми отримуємо через ці платформи. Ви доручаєте нам діяти на підставі таких запитів, надісланих відповідно до наших Інструкцій з видалення даних, щодо даних, які APROS отримав через платформи Meta або API Google. Ми повідомляємо вас, коли виконуємо такий запит.
Якщо ви не можете виконати запит лише засобами APROS, наприклад щоб видалити копії, які зберігаються в журналі аудиту, або файли, що залишилися у сховищі, ми вам допомагаємо. Ми робимо це без додаткової плати, якщо тільки запити не є явно надмірними.

Інша допомога

Ми надаємо вам інформацію та допомогу, обґрунтовано необхідні для виконання ваших обов’язків щодо безпеки, порушень безпеки персональних даних, оцінки впливу на захист даних і попередніх консультацій із наглядовими органами, з урахуванням того, що нам відомо про обробку.

Порушення безпеки персональних даних

Ми повідомляємо вас без невиправданої затримки після того, як нам стане відомо про порушення безпеки персональних даних, що зачіпає Дані Клієнта. Ми надсилаємо повідомлення на адресу електронної пошти власника вашого облікового запису.
Повідомлення описує, наскільки нам відомо на той момент: що сталося; категорії та приблизну кількість осіб і записів, яких це стосується; ймовірні наслідки; вжиті або запропоновані нами заходи; і до кого ви можете звернутися. Якщо вся ця інформація не доступна нам одразу, ми надаємо її поетапно.
Ми вживаємо розумних заходів, щоб локалізувати порушення та зменшити його наслідки, і співпрацюємо з вами щодо нього.
Повідомлення не є визнанням вини чи відповідальності.

Повернення та видалення

Поки ви користуєтеся APROS, ви можете самостійно видаляти Дані Клієнта. Деякі копії неможливо видалити через інтерфейс, наприклад повну копію видаленого запису, яку зберігає журнал аудиту, або файли, що залишаються у сховищі після видалення розмови. Ми видаляємо їх на ваш запит.
Коли ваша підписка закінчується, ми зберігаємо Дані Клієнта згідно з цим DPA протягом 90 днів після закінчення вашого останнього оплаченого періоду, щоб ви могли поновити підписку або запросити копію. Щонайменше за 30 днів до спливу цих 90 днів ми надсилаємо електронного листа власнику вашого облікового запису. Після їх спливу ваш обліковий запис закривається, і ми видаляємо Дані Клієнта, як описано в пункті Видалення.
Повернення. Ви можете вивантажити Дані Клієнта за допомогою функцій експорту APROS і REST API. Якщо їх недостатньо для ваших потреб, на запит ми надаємо копію даних вашого робочого простору в поширеному машиночитному форматі, наприклад експорт бази даних разом із вашими файлами.
Видалення. Коли ви просите видалити ваш робочий простір або коли ваш обліковий запис закривається, ми протягом 30 днів видаляємо Дані Клієнта з його бази даних і файлового сховища, зокрема копії в журналі аудиту та дані, отримані через платформи Meta, і письмово підтверджуємо це власнику вашого облікового запису. Ми не можемо видаляти окремі записи з наших системних журналів або з резервних копій; такі копії залишаються, доки не буде видалено самі ці журнали або резервні копії.
Винятки. Ми можемо зберігати дані, якщо цього вимагає закон, і лише з цією метою. Дані, які вже отримали постачальники ШІ, зберігаються ними відповідно до їхніх власних умов, як описано в нашій Політиці конфіденційності.

Аудити та інформація

На запит ми надаємо вам інформацію, обґрунтовано необхідну для підтвердження того, що ми виконуємо цей DPA: цей документ, нашу сторінку Безпека, перелік Суброзпорядників і відповіді на обґрунтовані опитувальники щодо безпеки.
Якщо цього недостатньо або цього вимагає наглядовий орган, ви чи незалежний аудитор, зобов’язаний дотримуватися конфіденційності (і не є нашим конкурентом), можете провести аудит дотримання нами цього DPA. Аудит проводиться не частіше ніж один раз на 12 місяців, якщо тільки наглядовий орган не вимагає частіше або не сталося порушення безпеки персональних даних. Ви повідомляєте нас щонайменше за 30 днів, аудит проводиться в робочий час, без порушення роботи сервісу та без доступу до даних інших клієнтів, а витрати на нього несете ви. Ми надаємо перевагу дистанційним аудитам, якщо їх достатньо.

Міжнародна передача даних

Дані Клієнта зберігаються на серверах у Німеччині. Apricode зареєстрована в Україні, і наші працівники отримують доступ до даних з України. Щодо України немає рішення Європейської Комісії про належний рівень захисту, тому такий доступ є передачею персональних даних за межі Європейської економічної зони.
Стандартні договірні положення. Щодо Даних Клієнта, на які поширюється GDPR, Стандартні договірні положення, ухвалені Імплементаційним рішенням Комісії (ЄС) 2021/914 («SCC»), включено до цього DPA шляхом посилання. Модуль другий застосовується, якщо ви є володільцем, а Модуль третій — якщо ви є розпорядником. Ви є експортером даних, а ми — імпортером даних. Для цілей SCC:
- пункт 7 (пункт про приєднання) не застосовується;
- відповідно до пункту 9 застосовується варіант 2 (загальний письмовий дозвіл), а строк повідомлення про зміни становить 30 днів, як описано в розділі Суброзпорядники;
- необов’язкове формулювання пункту 11 не застосовується;
- відповідно до пункту 13 компетентним наглядовим органом є орган, компетентний щодо вас;
- відповідно до пункту 17 SCC регулюються правом держави — члена ЄС, у якій ви зареєстровані, або, якщо це право не допускає прав третіх осіб — бенефіціарів чи ви не зареєстровані в ЄС, правом Німеччини;
- відповідно до пункту 18 спори вирішуються судами цієї держави-члена;
- Додаток I заповнюється розділами Ролі і Відомості про обробку; Додаток II — Додатком 2; Додаток III — сторінкою Суброзпорядники.
Велика Британія та Швейцарія. Щодо Даних Клієнта, на які поширюється UK GDPR, SCC застосовуються зі змінами, внесеними Додатком Великої Британії про міжнародну передачу даних (UK International Data Transfer Addendum), виданим Уповноваженим з питань інформації (Information Commissioner). Щодо даних, на які поширюється законодавство Швейцарії, вони застосовуються зі змінами, яких вимагає швейцарський орган із захисту даних, а посилання на GDPR тлумачаться як посилання на Федеральний закон Швейцарії про захист даних.
Подальша передача. Деякі суброзпорядники обробляють дані за межами Європейської економічної зони (див. сторінку Суброзпорядники). Щодо суброзпорядників, з якими в нас є договір про обробку даних, ми застосовуємо належну гарантію, наприклад SCC або рішення про належний рівень захисту, зокрема Рамкову програму захисту даних ЄС–США (EU-US Data Privacy Framework), якщо одержувач сертифікований за нею. Щодо тих, які на сторінці «Суброзпорядники» зазначені як такі, з якими немає договору про обробку даних, такої гарантії немає.
Законодавство України. Передача персональних даних, на які поширюється законодавство України, до інших країн здійснюється відповідно до статті 29 Закону України «Про захист персональних даних».
У разі суперечності між SCC і цим DPA переважну силу мають SCC.

Відповідальність і пріоритетність документів

Відповідальність кожної сторони за цим DPA підлягає обмеженням, встановленим Умовами, крім випадків, коли Законодавство про захист даних або SCC не допускають такого обмеження.
У разі суперечності між цим DPA та Умовами щодо обробки Даних Клієнта переважну силу має цей DPA.
Цей DPA діє доти, доки ми обробляємо Дані Клієнта.

Мовні версії

Цей DPA опубліковано українською та англійською мовами, обидві версії мають однаковий зміст. У разі розбіжностей переважну силу має українська версія. Це не обмежує жодних прав, які ви або особи, чиї дані ми обробляємо, маєте згідно із застосовним законодавством. Стандартні договірні положення застосовуються в офіційній редакції, ухваленій Європейською Комісією.

Додаток 2: Технічні та організаційні заходи

Це заходи, які діють сьогодні. Детальніше їх описано на нашій сторінці Безпека.

Розмежування клієнтів

Окремий екземпляр застосунку та окрема база даних для кожного робочого простору; кожен запис у базі даних також прив’язаний до свого робочого простору.
Спільні сервіси (інтеграційний сервіс, шлюз ШІ, кеш і черга завдань, файлове сховище, відеодзвінки, редактор документів, обмін повідомленнями в реальному часі) кожен робочий простір використовує з власними обліковими даними, бакетом сховища, префіксом ключів, бюджетом на ШІ або токеном доступу.

Доступ до застосунку

Вхід за адресою електронної пошти та паролем; паролі зберігаються як хеші bcrypt (12 раундів); кожен пароль — щонайменше 8 символів із великими та малими літерами й цифрою; за замовчуванням також щонайменше 12 символів і спеціальний символ — це правило адміністратор може вимкнути.
Обмеження повторних невдалих спроб входу з однієї IP-адреси.
Токени входу діють 30 хвилин; токени оновлення змінюються при кожному використанні, з виявленням повторного використання; сесії тривають до 7 днів у браузері та до 90 днів на зареєстрованому настільному чи мобільному пристрої; тайм-аут неактивності встановлює робочий простір; сесії можна негайно відкликати; деактивовані користувачі не можуть увійти.
Рольові права доступу за діями та типами записів, обсяги доступу до записів (власні, команди, відділу, компанії), обмеження на рівні полів і перемикачі модулів для кожного робочого простору.
Інструменти ШІ-агентів APROS проходять ті самі перевірки робочого простору, прав доступу, обсягу доступу до записів і модулів, що й люди.
API-ключі зберігаються як хеші SHA-256, не мають жодних прав, доки їх не надано, можуть мати строк дії та обмеження частоти запитів. Токени, видані підключеним ШІ-клієнтам, зберігаються як хеші.

Шифрування

HTTPS для з’єднань із браузерів і застосунків, з HTTP Strict Transport Security.
Шифрування на рівні застосунку за алгоритмом AES-256-GCM з окремими ключами для кожного секрету, захищеними головним ключем, який можна змінювати, для таких збережених облікових даних: токени каналів і ботів, токени Meta і WhatsApp, токени OAuth, паролі поштових скриньок, облікові дані платіжних і банківських підключень, ключі постачальників ШІ, токени MCP і Git, налаштування телефонії. Секрети вебхуків сповіщень, коди прив’язки Telegram, ідентифікатор клієнта та номер рахунку підключення до ПриватБанку, а також деякі токени, збережені старішими версіями APROS, поки не зашифровано.
Інші Дані Клієнта, зокрема повідомлення, електронні листи та файли, не шифруються на рівні застосунку і захищені засобами контролю доступу, наведеними в цьому додатку.

Файли

Приватні бакети сховища для кожного робочого простору; посилання для завантаження підписані й діють одну годину. Публічні посилання для спільного доступу, які створюють користувачі, діють, доки їх не відкликано або доки не настане встановлений користувачем строк їх дії.

Журналювання та цілісність

Журнал аудиту створення, змін і видалення записів CRM, змін ролей і прав доступу, API-ключів, підключених облікових записів, переглядів збережених секретів, експортів, об’єднань і погоджень дій ШІ, із зазначенням користувача чи агента, часу, IP-адреси та браузера.
Зміни, внесені ШІ-агентами APROS, містять посилання на запуск агента, який їх вніс.
Використання ШІ журналюється для кожного робочого простору як метадані (функція, модель, токени, вартість, тривалість), без вмісту.
Журнали застосунку вилучають значення, назви яких вказують на секрет. Вони все ж можуть містити ідентифікатори, імена, адреси електронної пошти та IP-адреси.
Вебхуки від Meta перевіряються за підписом Meta в нашому інтеграційному сервісі й передаються до робочого простору з підписаним нами ваучером або, для робочих просторів, ще не переведених на ваучери, зі спільним секретом; вебхуки Telegram перевіряються за секретом.

Контроль ШІ

Рівні автономності для кожного ШІ-агента APROS з матрицею погоджень; видалення, які виконують ШІ-агенти APROS, завжди потребують погодження людини. ШІ-клієнти, які ви підключаєте через MCP, діють із правами, які ви їм надаєте, поза цією матрицею.
Текст від клієнтів, з електронних листів і вебсторінок позначається в запитах до ШІ як недовірений.
Ліміт витрат на використання ШІ для кожного робочого простору.

Персонал

Доступ до інфраструктури мають лише працівники Apricode, яким він потрібен для роботи; вони зобов’язані дотримуватися конфіденційності.

Фізична безпека

Сервери розміщено в центрах обробки даних Hetzner у Німеччині, які відповідають за фізичну безпеку обладнання.

Доступність і відновлення

Цей DPA не описує послуги резервного копіювання чи відновлення, і ми не беремо на себе зобов’язань щодо відновлення втрачених даних. Зберігайте власні копії даних, критично важливих для вас (див. Умови надання послуг).

Наразі не впроваджено

Двофакторна автентифікація та єдиний вхід (SSO) недоступні. Apricode не має жодної сертифікації безпеки від третіх сторін.

Додаток 3: Суброзпорядники

Актуальний перелік наведено на нашій сторінці Суброзпорядники.